Cikgu Isk: Penghasilan Kertas Kerja

Menurut Kamus Dewan Edisi Ke-4, kertas kerja ialah makalah (artikel atau rencana) bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu persoalan dan cadangan tertentu. Pada umumnya kertas kerja ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang alasan dan bukti yang boleh diberikan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya. Selain itu, menurut Ahmad Jali (2012) kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu kertas kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada khalayak atau pihak-pihak tertentu. Khalayak perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkan maklumat berkaitan idea yang hendak disampaikan. Khalayak boleh terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek ataupun kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan. Dalam keadaan tertentu kertas kerja juga boleh dibentangkan kepada khalayak dalam bentuk lisan. Namun begitu, komunikasi lisan tersebut hanya berperanan menyampaikan maklumat yang memang telah disediakan dalam kertas kerja tersebut atau dengan kata lain menerangkan apa yang terkandung dalam kertas kerja itu. Apa yang lebih penting ialah hasil penulisan kertas kerja itu sendiri.

1.0 PENGENALAN

Pengenalan merupakan perkara asas dan pertama dalam penghasilan kertas kerja. Dalam pengenalan, penulis akan memperkenalkan program ataupun aktiviti yang akan dilakukan. Selain itu, pengenalan juga bertujuan untuk memaklumkan kepada pembaca tentang kepentingan program yang ingin diadakan. Jadi, pengenalan yang baik haruslah mempunyai nama projek yang ingin dijalankan. Selain nama projek, adalah penting bagi penulis untuk membuat ulasan dan penerangan tentang projek yang akan dijalankan dalam pengenalan sesebuah kertas kerja. Di samping itu, pengenalan yang baik juga sewajarnya mengandungi kepentingan projek yang akan diadakan. Hal ini sangat penting dalam memastikan pembaca terutamanya penaja untuk memastikan penaja jelas tentang kepentingan projek tersebut. Dengan ini, penaja akan berasa yakin untuk menaja projek yang akan dijalankan.

2.0 OBJEKTIF

Objektif merupakan matlamat projek yang akan dijalankan. Dalam kata lain, objektif mengandungi perkara-perkara yang ingin dicapai dalam projek yang ingin kita jalankan. Objektif sangat penting untuk dimuatkan dalam kertas kerja untuk memastikan pembaca tahu tentang matlamat projek tersebut. Di samping itu juga, pembaca akan tahu tentang perkara-perkara yang akan dicapai daripada projek yang akan dijalankan melalui objektif dalam kertas kerja tersebut. Objektif yang baik haruslah mempunyai satu perkara yang sangat penting iaitu target ataupun matlamat projek itu. Sebagai contoh jika kita ingin mengadakan majlis sambutan hari raya Aidilfitri peringkat IPG Kampus Perlis. Matlamatnya adalah untuk mengeratkan hubungan silaturrahim antara warga IPG Kampus Perlis. Matlamat ini harus dilihat dengan jelas oleh pembaca supaya pembaca mengetahui bahawa projek yang akan kita jalankan itu mempunyai kebaikan dan tidak sia-sia.

3.0 BUTIRAN PROGRAM

Butiran program merangkumi semua maklumat-maklumat tentang projek yang ingin dijalankan seperti tarikh, tempat, masa dan juga peserta. Butiran program juga sangat penting kerana pembaca akan mengetahui maklumat tentang program tersebut dengan lebih terperinci. Pembaca dapat mengetahui bila, di mana dan siapa yang terlibat dalam program yang akan kita jalankan. Dengan mengetahui penglibatan dalam program kita, pembaca akan yakin bahawa kita mampu mengendalikan program tersebut. Hal ini demikian kerana jika tiada senarai penglibatan, semestinya pembaca akan ragu-ragu tentang kehadiran dalam program kita. Sebagai contoh, jika kita mengadakan program gotong-royong, dan kita tidak meletakkan senarai penglibatan, semestinya pembaca ragu-ragu dan tertanya-tanya siapa yang akan menghadiri program gotong-royong tersebut. Oleh yang demikian semua maklumat tentang program yang akan kita jalankan haruslah ada dalam butiran program kertas kerja.

4.0 AHLI JAWATANKUASA DAN PELAKSANA

Senarai ahli jawatankuasa dan pelaksana juga perlu dimuatkan dalam kertas kerja untuk memastikan pembaca jelas tentang pembahagian kerja yang dilakukan demi menjayakan program yang akan dijalankan. Selain itu, senarai ini juga penting supaya pembaca terutamanya penaja dapat berhubung terus dengan individu yang bertanggungjawab dalam perkara yang ingin difokuskan. Sebagai contoh, penaja ingin bertanyakna tentang jumlah kewangan, penaja boleh terus menghubungi bendahari. Dalam menyiapkan senarai ahli jawatankuasa dan pelaksana ini, proses pelantikan jawatan haruslah dijalankan terlebih dahulu.Setelah proses pelantikan dijalankan, nama-nama ahli jawatankuasa serta pelaksana akan diisi dan dimasukkan dalam kertas kerja.

5.0 ATUR CARA MAJLIS

Atur cara majlis ataupun dikanali sebagai tentatif majlis merupakan perkara yang penting untuk dimuatkan dalam kertas kerja. Atur cara majlis ini merupakan senarai lengkap semua agenda yang akan berlaku pada hari kejadian iaitu hari program kita dijalankan. Peruntukan masa juga akan diisi bersama-sama dengan agenda pada hari tersebut. Sebagai contoh, ucapan Tuan Pengarah yang akan berlangsung pada jam 9 pagi hingga 10 pagi pada hari kejadian. Atur cara majlis ini perlu supaya pembaca tahu bila majlis bermula dan berakhir di samping tahu aktiviti-aktiviti yang akan berlangsung pada hari tersebut. Cara untuk menyiapkan atur cara majlis ini ialah kita perlu merancang semua agenda atau aktiviti yang bakal berlangsung pada hari tersebut dan kita haruslah menyediakan peruntukkan masa untuk setiap agenda tersebut. Atur cara majlis yang baik haruslah merangkumi semua aktiviti yang akan berlangsung dan masanya.

6.0 KEWANGAN

Dalam semua perkara, kewangan merupakan aspek yang paling penting. Sama juga seperti dalam penyediaan kertas kerja, kewangan adalah sangat penting. Bendahari akan membuat senarai bajet tentang perkara-perkara yang memerlukan wang atau juga dikenali sebagai aliran keluar wang untuk program tersebut. Perkara ini haruslah dibincangkan secara terperinci dan ditulis sebagai bajet untuk program yang akan kita jalankan. Kewangan atau bajet sangat penting kepada pembaca supaya pembaca tahu berapa jumlah wang yang digunakan untuk program kita. Selain itu, penaja sangat peka dalam membaca kewangan bajet kita. Hal ini demikian kerana mereka ingin mengetahui ke mana kita belanjakan wang yang mereka beri. Selain itu, bajet penting untuk memastikan tiada ketirisan kewangan berlaku dan tiada pecah amanah berlaku.

7.0 TEKS PENGACARAAN MAJLIS

Teks pengacaraan majlis penting dalam memastikan majlis berjalan lancar dan pengacara majlis tidak tergagap-gagap dalm mengacarakan majlis. Selain itu, teks ini haruslah dibuat selari dengan agenda yang akan berlangsung.

8.0 PENUTUP

Penutup merupakan perkara terakhir dalam kertas kerja. Dalam penutup, penulis akan menulis tentang harapan supaya pihak berwajib bersetuju untuk membenarkan program kita dijalankan. Selain itu, dalam penutup juga akan diselitkan sekali lagi tentang kebaikan dan matlamat program ini untuk meyakinkan pihak berwajib supaya meluluskan program ini.

LAPORAN AKTIVITI

Tajuk Program; Jamuan Hari Raya Aidilfitri 2015 peringkat IPGK Perlis

Maklumat Program

2.1 Tarikh:15 Julai 2015

2.2 Masa: 8 pagi- 12 tengah hari

2.3 Tempat: Dewan Indera Kayangan

3. Penganjur: Jabatan bahasa

4. Jawatankuasa Kerja: *rujuk lampiran*

5. Laporan Biro Jawatankuasa:

i) Jawatankuasa Makanan: Semua makanan mencukupi malah ada yang lebih. Makanan yang lebih ini diberikan kepada tetamu untuk dibawa pulang.

ii) Jawatankuasa siaraya: Semua alatan siaraya berfungsi dengan lancar tanpa sebarang masalah.

iii) Bendahari: Kewangan mencukupi seperti yang telah dirancangkan.

iv) Jawatankuasa persiapan Tempat: Tempat digunakan sepenuhnya dan di kemaskan semula selepas program tamat.

6. Masalah/ Halangan: Kipas angin di Dewan Indera Kayangan tidak semua berfungsi.

7. Hal-hal Lain: Mencari tempat yang lebih sesuai untuk digunakan ketika jamuan pada masa hadapan.

LAPORAN

Pada tanggal 15 Julai 2015, satu majlis jamuan Hari Raya Aidilfitri diadakan di Dewan Indera kayangan IPG Kampus Perlis. Pada tepat jam 8 pagi, para pelajar sampai di Dewan Indera Kayangan dengan memakai baju Melayu bagi lelaki dan baju kurung serta kebaya bagi pelajar perempuan. Sebaik sahaja mereka sampai, semuanya menandatangani kehadiran mengikut kelas masing-masing. Pengarah tiba beberapa minit berikutnya. Ketibaan Pengarah disambut dengan paluan kompang dan diarak masuk ke dalam dewan dengan bunga manggar. Pengarah kemudiannya dipersilakan duduk di tempat duduk VIP bersama Ketua Jabatan Bahasa iaitu Dr. Sabariah.

Majlis dimulakan dengan nyanyian lagu negeri Perlis dan lagu IPG Kampus Perlis. Seterusnya, majlis diteruskan dengan menjemput Muhd Akmal untuk memimpin bacaan doa supaya majlis yang diadakan mendapat berkat dari Allah S.W.T. Setelah doa selesai dibacakan, pengerusi majlis menjemput Tuan Pengarah untuk memberikan ucapan dan seterusnya merasmikan majlis ini. Tuan Pengarah memberikan ucapan yang sangat bermakna dan bermanfaat di samping terus merasmikan majlis tersebut.

Setelah selesai majlis perasmian dan ucapan pengarah, para tetamu dihidangkan dengan persembahan multimedia tentang semua jenis perayaan di negara kita. Melalui persembahan ini, kita dapat membuat refleksi diri tentang betapa beruntungnya kita tinggal di Malaysia yang kaya dengan pelbagai kaum dan budaya. Kita dapat belajar tentang perayaan kaum lain. Setelah selesai persembahan multimedia, tetamu dihidangkan pula dengan persembahan pelajar TESL mengikut semester masing-masing. Semuanya membuat persembahan kebudayaan berdasarkan pelbagai budaya di Malaysia.

Para tetamu seterusnya dihidangkan jamuan pada jam 12 tengah hari. Pelbagai juadah disediakan seperti nasi briyani, kuih-muih serta bubur kacang. Minuman yang disediakan ialah air sirap ais. Majlis bersurai pada jam 2 Petang. Terdapat banyak makanan lebih dan makanan ini diberikan kepada tetamu untuk dibawa pulang.

REFLEKSI

Melalui program jamuan hari raya Aidilfitri yang diadakan, terdapat banyak perkara yang boleh saya ambil sebagai refleksi diri. Pertama sekali ialah kepentingan kerjasama dalam mencapapi sesuatu matlamat. Hal ini demikian kerana semua berusaha dan berganding bahu dalam menjayakan program ini.

Selain itu, prekara lain yang dalat saya ambil sebagai refleksi ialah dengan mengadakan majlis ini, hubungan silaturrahim dpat dieratkan. Hal ini apabila semua warga IPG berkumpul di dewan untuk program ini dan beramah mesra serta bersembang. Perkara ini dapat mengeratkan ukhuwah antara semua.

Seterusnya, perkara lain yang dapat saya ambil ialah saya dapat belajar ilmu baru dalam menjalankan majlis ini. Ilmu baru yang saya maksudkan ialah ilmu membuat kertas kerja. Kertas kerja perlu dibuat dan diluluskan terlebih dahulu sebelum menjalankan program ini. Oleh itu, saya dapat belajar banyak benda tentang kertas kerja termasuklah format untuk membuat kertas kerja.

Di samping itu, perkara lain yang saya dapat ialah rasa kesyukuran dalam diri. Hal ini apabila semua tetamu termasuklah para penganjur dan AJK dapat menikmati juadah yang pelbagai. Rezeki ini adalah daripada Sang Pencipta dan dengan rezeki inilah yang membolehkan kita hidup senang-lenang. Dengan ini, perasaan bersyukur akan timbul dalam diri kita.

Akhir sekali, melalui majlis ini, kita akan dapat saling mengenali antara satu sama lain. Mungkin ada di kalangan kita yang masih tidak mengenali. Jadi dengan adanya program ini kita akan saling mengenali.